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Perché ogni azienda ha bisogno di un piano di gestione del cambiamento

Da Erin Hueffner, Content marketing manager, @erinhueffner

Pubblicato 2 giugno 2020
Ultimo aggiornamento 4 giugno 2020

Il cambiamento può fare paura. Stiamo vivendo in una pandemia globale, SpaceX sta lanciando nuovi razzi nello spazio e gli scienziati hanno scoperto un modo per far crescere mini cervelli usando cellule cutanee. Alla gente piace il comfort delle cose che conoscono, come il maglione di lana preferito o le lasagne della mamma. Quindi, anche quando il cambiamento è positivo, può essere accolto con paura e resistenza. E quando si tratta di business, i leader devono riconoscere che il lato umano del cambiamento può influire sui loro risultati.

Le persone non lasciano le proprie emozioni fuori dalla porta quando entrano in ufficio. Aiutare i dipendenti ad adattarsi ai cambiamenti può essere un fattore decisivo per il successo di un'azienda. Un piano di gestione del cambiamento può aiutare a facilitare l'implementazione di una nuova tecnologia, la transizione a una nuova strategia o una ristrutturazione organizzativa.

Che cos'è la gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è l'insieme dei processi, delle tecniche di comunicazione e degli strumenti adottati per gestire il lato del cambiamento riguardante il personale, al fine di conseguire i risultati aziendali prefissati. "Aiuta nella gestione dell'aspetto umano del cambiamento, e aiuta le persone a impegnarsi verso il cambiamento", afferma Rachel Breitbach, consulente senior per l'agilità del cambiamento, la gestione dei programmi e la strategia organizzativa di FarWell. Si tratta di una strategia incentrata sulle persone, che osserva come queste reagiranno alle barriere e in ultima analisi le aiuta ad adottare il cambiamento e ad andare avanti.

Quali tipi di cambiamenti possono trarre vantaggio da un processo di gestione mirato

La risposta breve è qualsiasi cambiamento. "Potrebbe trattarsi di un cambiamento esistenziale oppure potrebbe riguardare un processo all'interno dell'organizzazione che non coinvolge alcun elemento tecnologico", afferma Breitbach. "Viceversa, potrebbe trattarsi di un'evoluzione tecnologica o di una variazione nell'organigramma in cui i ruoli sono rivoluzionati e le persone devono riferire a nuovi supervisori. O ancora, potrebbe trattarsi dell'unione di due aziende, con la necessità di integrare le due culture, le politiche e i processi aziendali. Potrebbe essere una qualsiasi di queste cose."

Perché la strategia di gestione del cambiamento è importante

Viviamo in un tempo di costante cambiamento. Per sopravvivere, le imprese devono gestire cambiamenti complessi a ritmi sostenuti. Secondo una ricerca dell'azienda di gestione del cambiamento Prosci, avere un piano di gestione del cambiamento aumenta le probabilità di successo. I cambiamenti organizzativi possono comunque essere un fallimento, anche quando soddisfano i requisiti tecnici. Si può avere il più brillante processo aziendale o la migliore tecnologia di ultima generazione e non ottenere risultati. Il successo dipende dalle persone che accettano (o rifiutano) questi cambiamenti nelle loro mansioni quotidiane. Ma non bisogna confondere accettazione con soddisfazione. "Accettare non significa che alla gente debba piacere", afferma Dana Otto, senior manager della gestione del cambiamento in Zendesk. "Significa solo che sta acconsentendo a provare."

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Come le aziende possono prepararsi a una gestione del cambiamento di successo

Se vale la pena di apportare un cambiamento, vale anche la pena di investire tempo per apportarlo nel modo giusto. Ecco alcuni suggerimenti per la creazione di un piano di gestione mirato.

Definizione del cambiamento

Esattamente, che cosa l'azienda sta tentando di cambiare? Qual è lo stato attuale e che cosa definisce un risultato di successo? Quali iniziative potrebbe intraprendere l'azienda se dovesse realizzarsi il cambiamento? Le risposte a queste domande sono fondamentali affinché tutte le persone coinvolte lavorino verso lo stesso obiettivo.

Definizione dei parametri di benchmark

Se non si misura lo stato delle cose prima di implementare il cambiamento, i dipendenti potrebbero successivamente trovare spunti per pensare che la situazione precedente fosse migliore. Quindi, non appena il nuovo piano presenta delle difficoltà, i lavoratori potrebbero tornare ai vecchi metodi, decretando il fallimento anche delle migliori strategie. È quindi importante prendere alcune misure chiave prima di iniziare qualsiasi ristrutturazione organizzativa per aiutare le persone a vedere il valore nel nuovo piano durante la sua adozione. "In questo modo si può evidenziare, ad esempio, il numero di errori commessi con il vecchio metodo rispetto a quelli commessi nella situazione attuale", afferma Breitbach.

Individuazione del team di gestione del cambiamento

Bisogna che sia ben chiaro chi sono gli sponsor e i soggetti interessati e chi deve essere coinvolto nel piano di cambiamento. Quest'ultimo gruppo può e deve includere non solo membri della dirigenza, ma anche persone da tutti i livelli dell'organizzazione, che potranno agire da promotori del cambiamento per portare avanti il progetto.

Piano di comunicazione

"È assolutamente fondamentale comunicare con i gruppi su cui il cambiamento avrà un impatto", afferma Otto. È consigliabile creare un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento al fine di mantenere informati i dipendenti e le parti interessate, tenendo presente che la comunicazione non è a senso unico. Bisogna infatti garantire lo scambio continuativo di feedback durante tutto il processo sui vari canali di comunicazione: a seconda della complessità del cambiamento organizzativo, questo potrebbe includere assemblee con il personale, riunioni con i team, email da parte dei dirigenti senior, aggiornamenti dal project manager o sondaggi di monitoraggio. L'azienda deve essere il più possibile aperta e onesta. Attenzione, però, a non condividere troppe informazioni, soprattutto prima che la dirigenza prenda una decisione, in quanto ciò può essere causa di insicurezza tra i dipendenti nel caso in cui si debba modificare il corso del cambiamento.

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Elementi di un piano di gestione del cambiamento

Dopo aver gettato le basi, l'attenzione deve essere rivolta alle iniziative da mettere in atto per condurre i singoli dipendenti attraverso il cambiamento.

Formazione dei dipendenti

Cambiare significa acquisire nuove competenze, quindi i dipendenti avranno bisogno di formazione. Dovranno disporre delle risorse didattiche, delle conoscenze e del supporto necessario per conseguire risultati di successo. Una comunicazione efficace è essenziale anche in questa fase, poiché la formazione è al centro di qualsiasi buon piano di gestione del cambiamento. Attenzione, però, a non avere fretta. La formazione deve aver luogo dopo che le persone hanno acquisito consapevolezza di ciò che sta accadendo, altrimenti si potrebbe generare grande confusione e il piano di cambiamento potrebbe fallire.

Formazione sulla gestione del cambiamento per i manager

I supervisori e i manager svolgono un ruolo chiave nella gestione del cambiamento perché esercitano influenza sui dipendenti. Se non si guadagna la fiducia dei manager, i membri dei loro team non accetteranno il cambiamento. "Non è consigliabile prendere la dirigenza alla sprovvista con un piano di cambiamento non annunciato", afferma Breitbach. "Bisogna che i manager siano dalla vostra parte lungo tutto il percorso, anche perché possono aiutarvi a comunicare con i loro team."

Gestione della resistenza

Cambiare è difficile e una certa resistenza da parte dei dipendenti e della direzione è normale e prevedibile. Il team di gestione del cambiamento deve individuare i possibili impedimenti per capire come eliminarli. A un'indagine più approfondita, può emergere che le persone non sono affatto contrariate dalle novità. Magari hanno solo paura di qualcosa che non accadrà, ed è per questo che resistono al progetto. "Mai fare ipotesi sulle possibili reazioni delle persone a un cambiamento", afferma Otto. "L'errore più grande che vedo è quando i dirigenti evitano di parlare con i dipendenti e prendono decisioni basate su supposizioni che non hanno riscontro nella realtà."

Riconoscimento dei successi e celebrazioni

L’efficacia della gestione del cambiamento dipende dagli sforzi mirati di molte persone. È quindi importante includere nel piano momenti celebrativi per il lancio di nuove iniziative e per riconoscere qualunque piccola vittoria, sia a breve che a lungo termine. I successi devono essere raccolti, categorizzati e comunicati presto e spesso per seguire i progressi del progetto e dare energia al team ai fini del cambiamento organizzativo.

Il cambiamento è realtà

Qualsiasi trasformazione fa paura perché è un salto nell'ignoto. Riconoscere il lato umano del cambiamento è essenziale nel mondo del lavoro così come lo è nella vita personale. Ognuno reagisce in modo diverso ai cambiamenti e non si ottengono risultati dall'oggi al domani. Ma un mondo senza cambiamenti è un mondo senza progresso.

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